Ít nhất 4 công ty mà tôi đã từng gặp khi được hỏi về cơ cấu tổ chức có được viết thành văn bản hay không đều ú ớ và họ còn ú ớ hơn khi tôi hỏi: “thế các phòng ban của công ty có quy trình hay không?”. Hẳn mọi người còn nhớ bài:Công ty có cần mô tả công việc và cơ cấu tổ chức?, tôi kể về một số công ty?. Vâng, sáng nay, tôi xin kể lể tiếp về chuyện 4 công ty ấy. Đã không có một thứ thì sẽ không có nhiều thứ. Sau khi rà xong MTCV, tôi rà tới quy trình. Và như ở trên, quy trình của các công ty này là một thứ gì đó không hiện hữu, nhìn, sờ, nắm được. Trên thực tế, mọi việc vẫn đang chạy và nó có quy trình. Một thứ quy trình tôi gọi là “tiền lệ”. Tức là người trước làm thế nào rồi thì người sau làm thế ấy. Không lưu thành văn bản gì, chỉ có trong đầu và thống nhất miệng với nhau. Người có kinh nghiệm hơn sẽ nói để người có ít hơn làm theo thứ quy trình mà họ đã được làm ở đâu đó. Nếu nói không lại với người ít kinh nghiệm thì thôi.

Đây là thực trạng của các công ty phát triển như gió sau 3 năm. Cần gì quy trình! Mọi thứ vẫn tốt mà. Không. Dường như mọi thứ bắt đầu mất kiểm soát. Đâu đó có người ca thán về việc phải làm nhiều. Có người lại phàn nàn về việc cứ phải theo đuôi tìm kiếm dữ liệu rất mất thời gian. …

Chúng ta có MTCV và nếu có cả quy trình thì nhân viên sẽ rõ ràng công việc hơn nhiều. Mọi việc cứ theo guồng mà chạy không phải hỏi và giải thích với những công việc đã cũ. Ai đó nghĩ đến việc phải có quy trình tức là đang nghĩ đến MBP. MBP là viết tắt của cụm từ Quản lý theo quy trình: (Management By Process – MBP). Bản chất là quản lý công việc theo một chu trình đã được phân tích và quy định kỹ lưỡng. MBP gần ngược với MBO – Quản lý theo mục tiêu: (Management By Objectives – MBO). Bản chất của MBO là khoán việc. Việc chỉ áp dụng MBP hoặc MBO sẽ gây ra sự lệch lạc:

Với MBP:
– Ưu điểm
+ Đảm bảo tính tập trung cao, thậm chí tất cả đã được định vị trước
+ Ít sai lạc về mọi phương diện, do đó đảm bảo các chuẩn mực đề ra;.
+ Dễ đúng chuẩn
+ Kiểm soát được chi tiết việc thực hiện công việc thông qua việc xây dựng lưu đồ quy trình, xác định các điểm kiểm soát…
+ Quản lý tốt các công việc khó xác định mục tiêu.
+ Chuẩn hoá dòng lưu thông sản phẩm hay thông tin trong DN
+ Làm sáng tỏ những “giao lộ” thông tin giữa các bộ phận hay nhân viên với nhau.

– Nhược điểm
+ Cấp dưới ít sáng tạo vì tất cả đã được quy định chặt chẽ.
+ Chủ động không cao mà tính lệ thuộc cao
+ Không có tính linh động cao

Với MBO:
– Ưu điểm
+ Cấp dưới sáng tạo
+ Tạo chủ động
+ Tính linh động cao
+ Nhiều thời gian cho lãnh đạo
+ Công bằng, minh bạch theo đúng năng lực

– Nhược điểm
+ Không đảm bảo tính tập trung
+ Dễ sai lạc
+ Khó đúng chuẩn
+ Không kiếm soát được quy trình
+ Có thể thậm chí sai hướng
+ Đòi hỏi người thực hiện phải có tinh thần trách nhiệm cao

Trong công ty, chúng ta có những công việc cần MBP (nhà máy) và có công việc cần MBO (văn phòng). Có cả những công việc vừa cần MBP phối hợp với MBO. Mà giờ đa số hay dùng MBP kết hợp MBO. Đây chính là lý do vì sao mà tôi đề xuất trong bài viết : “CEO nên làm gì về Quản trị Nhân sự” rằng Hệ thống Quản trị Nhân sự cần có quy trình.

Nhưng liệu tất cả mọi thứ có cần quy trình? Tôi thấy rằng không cần tất cả. Tuy nhiên, có sẽ giúp ích hơn. Chỉ cần không quá lệ thuộc và quá khuôn cứng là được. Việc có quy trình là tốt, nhưng để có nó không phải đơn giản. Nói thường dễ hơn làm. Nhất là với các công ty mới khởi nghiệp sẽ rất khó khăn trong việc xây dựng quy trình. Và đây cũng chính là điểm yếu của họ. Dù sao quy trình có sẵn trong đầu sẽ ngon cơm hơn là chưa có gì. Vì thế khi đặt mục tiêu cho công ty hàng năm, chúng ta nên để ra một khoảng thời gian nào đó để xây dựng hệ thống bao gồm cả quy trình. Ít nhất là 10%.

Thôi quay lại với 4 công ty của tôi ở trên. Nếu anh chị em có công ty đang ở trong tình trạng chưa có quy trình mà số năm tồn tại đã lớn hơn 3 năm với hơn 20 người thì hay bắt đầu xây quy trình. Làm các quy trình đó hiện ra trên các văn bản. Thống nhất và ban hành cho toàn công ty và bộ phận. Yêu cầu các cá nhân ở quy trình nào phải làm chuẩn theo quy trình đó. Chưa cần cải tiến vội. Chúng ta sẽ có chương trình cải tiến sau.

Nguyễn Hùng Cường | Kinhcan24